Ofte stilte spørsmål – om søknadsprosessen

Generell informasjon/spørsmål angående søknadsprosessen

Hvem skal være prosjektleder?

Prosjektleder skal ha faglig og vitenskapelig kompetanse som det aktuelle forskningsprosjektet krever for en forsvarlig gjennomføring. Praksis i REK er å kreve at prosjektleder har doktorgradskompetanse.
For mastergrads- og ph.d.-prosjekter er det veileder som i hovedregel skal stå som prosjektleder, mens studenten(e) kan legges til som medbruker(e).
Det er kun prosjektleder som kan opprette og sende inn søknadsskjema for forskningsprosjekt.

Hvordan opprette en ny søknad?

Du må være innlogget i REKportalen for å opprette en ny søknad.
Gå til fanen «Ny søknad» og velg riktig søknadsskjema. Trykk “Opprett søknad» for å komme inn på det aktuelle skjemaet.
Angi tittel for søknaden.
Velg «Opprett nå» og skjemaet er klart for å fylles ut.

Hvilke søknadsskjema er tilgjengelige?

Prosjektsøknad
- Søknad som brukes til forhåndsgodkjenning av medisinsk og helsefaglige forskningsprosjekter
Generell biobank
- Søknad som brukes for opprettelse av generell biobank
Dispensasjon fra taushetsplikt annen forskning
- Søknad som brukes hvis det søkes om å benytte taushetsbelagte opplysninger i annen forskning enn helseforskning uten å innhente samtykke.
Fremleggingsvurdering
- Hvis du er usikker på om prosjektet må forhåndsgodkjennes av REK, kan du sende inn en fremleggingsvurdering for veiledning.

Hvordan opprette medbruker?

Det er kun prosjektleder som kan legge til medbrukere.
Når du står inne på en søknad/sak velger du fanen «ROLLER»
Legge til medbruker(e) ved å velge «LEGG TIL BRUKER/ROLLE»
Velg person som skal ha rollen:
- Det kommer opp et søkefelt hvor du starter med å skrive brukernavn (e-postadresse), så kommer det opp forslag.
- Medbruker må på forhånd være registrert som bruker i portalen
- Hvis du får problemer, ta kontakt med ditt regionale sekretariat. Oppgi prosjektnummer og brukernavnet (e-postadresse) på den som skal legges til som medbruker.
For å slette medbruker, krysse av vedkommende (Felt foran)
- Velg «Slett rolle»

Kan jeg være prosjektleder på egne prosjekt og medbruker på andres prosjekt?

Ja, du kan være både prosjektleder, ansvarshavende og medbruker med samme brukernavn.
Det vil framgå på Min portefølje hvilke saker du selv har opprettet og/eller sendt inn og hvilke saker du er medbruker på.

Jeg er opprettet som medbruker, men skjemautkastet vises ikke når jeg logger meg inn

Er du medbruker på en søknad kan du se skjema for tilbakemelding, endring og sluttmelding som er opprettet av prosjektleder.
Sjekk under fanen «Min portefølje», «Delt med meg».
For å se skjemautkast som medbruker, må du være innlogget med samme brukernavn som prosjektleder har invitert deg med. Skjemautkastet vil ikke vises hvis du er innlogget med et annet brukernavn, f.eks. en aliasadresse eller en adresse som e-post til oppgitt brukernavn er videresendt til.

Jeg er medbruker på et prosjekt. Hvorfor får jeg ikke opprettet skjemaet “Endring og/eller henvendelse” eller sluttmelding?

Det er bare prosjektleder som kan opprettet nye skjemaer og sende inn disse
Medbruker kan kun redigere i allerede opprettede skjemaer

Jeg er prosjektleder/ansvarshavende. Hvordan inviterer jeg andre til å lese og redigere skjemautkast?

Du kan invitere andre til å lese og redigere skjemautkast (prosjektsøknad, generell biobank og dispensasjon fra taushetsplikt).

Slik går du frem:

Gå inn i skjemautkastet du vil dele.
Velg fanen «samarbeid».
Velger “inviter bruker” og oppgi den e-postadressen som er registrert på brukeren i REK-portalen.
Den inviterte får en e-post med instruksjoner om hvor skjemaet ligger.
Prosjektleder og alle inviterte brukere har mulighet til å redigere søknaden samtidig. Dersom det er flere søkere i skjemaet samtidig, vil alle involverte kunne se hverandres initialer i det feltet der de er aktive.
Merk at det kun er prosjektleder kan sende inn skjema.

Hvem skal være forskningsansvarlig institusjon?

REK skiller mellom:

Koordinerende forskningsansvarlig institusjon
- Den virksomheten som har det overordnede ansvaret for studien og som prosjektleder er tilknyttet
Andre norske forskningsansvarlige institusjoner

For multisenterstudier skal hver deltakende virksomhet være forskningsansvarlig.
Alle virksomheter som er ansvarlig for deler av prosjektgjennomføringen skal oppføres som forskningsansvarlige institusjoner, f.eks. ved rekruttering, pasientbehandling, prøvetaking, og datainnsamling.
Merk at alle virksomheter som er oppgitt som forskningsansvarlig institusjon får kopi av REKs vedtak og påminnelse ved prosjektslutt (viktig for internkontroll).

Andre involverte virksomheter
- Dette kan være andre norske virksomheter som er involvert i prosjektet, men som ikke er å anse som forskingsansvarlig. Dette kan for eksempel være et analyselaboratorium, en virksomhet som skal benytte data fra prosjektet e.l.
- Dette kan være utenlandske virksomheter som er involvert i prosjektet

Hvordan registrere forskningsansvarlige institusjoner i søknadskjema?

Organisasjonsregisteret til REK inneholder norske og utenlandske forskningsansvarlige institusjoner som alle hentes fra Cristin institusjonsregister.

I søknadsskjemaet legger dere inn de virksomhetene som deltar i prosjektet.

Dette kan deles inn i tre steg:

Institusjonen ligger allerede i REK organisasjonsregister:
- Søk opp institusjonen for å sjekke om den allerede ligger i REKs register.
- Hvis rett insitusjon ikke dukker opp kan du prøve å skrive det inn på en annen måte (F. eks. fullt navn i stedet for kort navn, på utenlandske institusjoner kan du prøve med originalspråk i stedet for engelsk).
Institusjonen er registrert hos Cristin, men ikke hos REK:
- Hvis du ikke får opp rett institusjon, skriver du inn navnet på institusjonen som mangle i søkefeltet. Du kan så velge «Opprett ny».
- Når du har valgt «Opprett ny» får du opp et skjema hvor du kan søke på institusjonen fra Cristin sitt register. Søk opp riktig institusjon i Cristin register, fyll ut resterende felter og velg «Lagre».

Faller prosjektet inn under retningslinjer for samisk helseforskning og forskning på samisk humant biologisk materiale?

Samisk helseforskning er forskning som har til hensikt å fremskaffe ny kunnskap om sykdom eller helse i vid forstand. Dette inkluderer også helsetjenesteforskning og forskning på humant biologisk materiale.

Samisk helseforskning i denne betydningen kan omfatte:

problemstillinger/forskningsspørsmål der samer som gruppe inngår
problemstillinger/forskningsspørsmål i kommuner/regioner hvor samer er i flertall eller utgjør en betydelig andel av befolkningen
problemstillinger/forskningsspørsmål der samisk språk, kultur, tradisjon og/eller historie inngår

Forskningen kan være utøvd av samiske eller ikke-samiske forskere/forskningsmiljøer. Den kan ha ulike forskningsdesign og kan utøves etter ulike forskningsmetoder.

Mer informasjon på Sametingets hjemmesider:

Forskningssamarbeid eller finansiering i USA

Hvilke regler gjelder for forskningssamarbeid eller finansiering i USA? Forskningssamarbeid eller finansiering i USA krever at etisk komité (Institutional Review Board -IRB) er akkreditert og at forskningsansvarlig har Federalwide Assurance (FWA)-godkjenning fra Office for Human Research Protections (OHR) https://www.hhs.gov/ohrp

REK er akkreditert med følgende IRB-nummer:

IRB00001871 REK Sør-Øst A
IRB00006244 REK Sør-Øst B
IRB00001870 REK Sør-Øst C
IRB00006245 REK Sør-Øst D
IRB00001872 REK Vest
IRB00001873 REK Midt
IRB00001874 REK Nord

Forskningsansvarlig må søke FWA-godkjenning (https://www.hhs.gov/ohrp/register-irbs-and-obtain-fwas/irb-registration/index.html), hvis institusjonen ikke allerede er registrert i Office for Human Research Protections Database https://ohrp.cit.nih.gov/search/search.aspx?styp=bsc

Videre arbeid med søknad etter godkjenning

Hvordan finner jeg skjemaene for endring, henvendelse eller sluttmelding?

Når du har valgt en sak, vil du finne alle aktuelle valg du kan gjøre ved å trykke på knappen «Valg»:
- Endring og/eller henvendelse
- Sluttmelding
Det er bare prosjektleder som kan starte delprosessene.
Når en slik delprosess er startet, vil det komme opp et nytt skjema til utfylling.
Du vil også kunne finne dem under fanen «Dokumenter».

Når må jeg sende inn sluttmelding?

Det må sendes sluttmelding til REK senest seks måneder etter godkjenningsperioden er utløpt. Dersom prosjektet ikke igangsettes eller blir gjennomført skal det sendes melding om dette via sluttmeldingsskjemaet.

Hvordan kan jeg sende inn endring eller rapport for et prosjekt/biobank som er sendt inn før 5. mai 2009 og ikke registrert i portalen?

Ta kontakt med REK-sekretariatet i din region.