Skal du søke REK?
REK behandler søknader om medisinske og helsefaglige forskningsprosjekter og etablering av generelle biobanker. I tillegg behandler REK søknader om dispensasjon fra taushetsplikten for annen forskning hvor det søkes om tilgang til opplysninger fra behandlingsrettede helseregistre (pasientjournalsystemer) og eller helseregistre som ikke er omfattet av vedtaksmyndigheten til Helsedataservice.
Er du usikker på om du skal søke REK? Du finner mer informasjon om hvem som må søke REK på siden under «Når skal du søke REK» . Dersom du har et konkret forskningsprosjekt, kan du sende inn skjemaet “Fremleggingsvurdering”. Da får du tilbakemelding om du må sende inn en full prosjektsøknad eller ikke.
Veiledning
REK-sekretariatene veileder forskere om søknadsplikt. Ønsker du avtale med sekretariat om veiledning, må du avtale tidspunkt for møte.
Kontaktinformasjon til sekretariatene finner du under fanen «Om REK«.
Nye søknader
- Du finner informasjon om søknadsfrister under «Søknadsfrister».
- Prosjektsøknad eller dispensasjonssøknad skal sendes inn av prosjektleder, og biobanksøknad skal sendes inn av den ansvarshavende for den generelle forskingsbiobanken.
- Legg ved protokoll og andre dokumenter som er nødvendig i skjemaet. Søknadsskjema og informasjonsskriv skal som hovedregel være på norsk, andre vedlegg kan være på engelsk eller skandinavisk. Du finner mer informasjon på siden “Søknadsskjema”.
- Etter at søknaden er mottatt vil sekretariatene gjøre en administrativ gjennomgang før søknaden meldes til komitemøte. Komiteen kan i noen tilfeller beslutte at vedtak utsettes, noe som gir prosjektleder en frist på seks måneder til å svare på spørsmål eller merknader. Hvis denne fristen ikke overholdes, blir saken automatisk lukket uten at vedtak fattes.
- Når vedtak er fattet vil prosjektleder få tilsendt e-post med vedtaksbrev. Kopi av vedtaksbrev blir sendt på e-post til forskningsansvarlig institusjon(er) og medbrukere.
Behandlingstider
- Svar på nye søknader (prosjektsøknad, dispensasjon fra taushetsplikt og generell biobank) kan ventes innen tre til fire uker etter at komiteen har behandlet søknaden i møte.
- Skjema uten frist (fremleggingsvurdering, endring og/eller henvendelse og sluttmelding) blir behandlet fortløpende. Normalt vil du få svar innen fire uker etter at skjemaet er sendt inn, men det er avhengig av omfanget av saken og om saken blir behandlet i komitemøte eller ikke.
Administrative rutiner i REK
- Innsendte søknader fordeles til sekretariatene ved førstkommende søknadsfrist etter innsending. Nye søknader blir i hovedsak fordelte til REK i den regionen hvor koordinerende ansvarlig institusjon har geografisk tilhørighet
- All kommunikasjon med REK angående konkrete prosjekter skal skje via portalen.
- Søknader og oppfølgende henvendelser (tilbakemelding, endring og/eller henvendelser og klage) sendes inn som på korrekt skjema via portalen.
- Du kan finne mer informasjon om søknadskjema, søknadsprosessen, og bruk av REK-portalen under «Ofte stilte spørsmål«.
Bekreftelse på mottatt henvendelse
- Du mottar e-postkvittering ved innsending av skjema.
- Etter søknadsfristen vil du motta en bekreftelse som inneholder saksnummer, hvilken komité som skal behandle søknaden, møtedato og forventet saksbehandlingstid.
- Informasjon om hvilke dokumenter som er innsendt til REK, framgår av saksporteføljen på Min portefølje. Prosjektleder og ansvarshavende kan opprette medbrukere som får tilgang til dokumenter i saken.
Offentlig informasjon om prosjekter i REK
- Offentlig postjournal inneholder opplysninger om alle dokumenter (inkludert elektroniske skjema og e-post) som er registrert til eller fra REK de tre siste månedene. Navn på prosjektleder, norsk prosjekttittel og hva saken gjelder (søknad, tilbakemelding, rapport, klage eller annet) kommer fram i den offentlige journalen.
- Offentlig prosjektregister er etablert i samsvar med § 44 i helseforskingsloven. I prosjektregisteret finner du blant annet prosjekttittel, navn på prosjektleder og forskingsansvarlig institusjon, prosjektbeskrivelse, prosjektperiode og status. Innsendte skjema for sluttmelding til REK er offentlig tilgjengelig.
- Innsynsrett i dokumenter er regulert av offentligloven, forvaltningsloven og helseforskingsloven. Når REK mottar en forespørsel om innsyn i dokumenter, blir prosjektleder/ansvarlig varslet, og får tre dager til å gi merknader. Innsynsbegjæring sendes til REK per epost.
